Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen

Henkilöstön määrä

Maistraateissa työskenteli vuoden 2016 lopussa yhteensä 670 henkilöä. Henkilöstömäärältään suurin oli Uudenmaan maistraatti, jossa työskenteli 183 henkilöä.

Uudenmaan maistraatti aloitti toimintansa vuoden 2016 alussa, jolloin Helsingin maistraatti, Itä-Uudenmaan maistraatti ja Länsi-Uudenmaan maistraatti yhdistyivät. Pienin maistraateista oli Kaakkois-Suomen maistraatti, jossa työskenteli 40 henkilöä.

Taulukko 1.11.12. Maistraattien henkilöstömäärät 2014–2016

Maistraattien henkilötyövuosien määrä oli 641,2 henkilötyövuotta. Vuonna 2015 henkilötyövuosimäärä oli maistraateissa yhteensä 678,5 henkilötyövuotta. Maistraattien henkilötyövuosimäärä on vähentynyt edellisvuoteen nähden 5,5 prosenttia.

Taulukko 1.11.13.  Maistraattien henkilötyövuosimäärät 2014–2016

Taulukko 1.11.14. Maistraattien henkilöstömäärät vuonna 2016

Maistraattien henkilöstö on naisvaltaista; miesten osuus maistraattien henkilöstöstä oli 14 %. Eniten miehiä koko henkilöstöstä oli Itä-Suomen maistraatissa.

Kuvio 1.11.3. Maistraattien henkilöstön sukupuolijakauma

 

Taulukko 1.11.12. Maistraattien henkilöstömäärät 2014–2016

Taulukko 1.11.13. Maistraattien henkilötyövuosimäärät 2014–2016

Taulukko 1.11.14. Maistraattien henkilöstömäärät vuonna 2016

Kuvio 1.11.3. Maistraattien henkilöstön sukupuolijakauma

Henkilöstörakenne

Henkilöstön keski-ikä

Maistraattien henkilöstön keski-ikä vuonna 2016 oli 49,4 vuotta. Keski-ikä oli laskenut edellisestä vuodesta 2 prosenttia. Naisten keski-ikä oli 49,5 vuotta ja miesten 48,9 vuotta. Korkein keski-ikä 52 vuotta oli Kaakkois-Suomen maistraatissa ja alin keski-ikä Lounais-Suomen maistraatissa 47,1 vuotta.

Henkilöstön ikärakenne

Suurin ikäryhmä maistraateissa oli 55–64 vuotiaiden ikäryhmä. Toiseksi suurin ikäluokka oli 45–54 vuotiaiden ikäryhmä. Pienimmät ikäryhmät löytyivät ikäluokkien ääripäistä eli yli 65-vuotiaiden ja alle 24-vuotiaiden ryhmistä. Yli 65-vuotiaita henkilöitä maistraateissa oli yhdeksän henkilöä ja alle 24-vuotiaita kymmenen henkilöä.

Taulukko 1.11.15. Henkilöstön ikärakenne

Taulukko 1.11.15. Henkilöstön ikärakenne

Virkasuhteiden laatu

Vakinaiset / määräaikaiset

Vakinaisessa palvelussuhteessa henkilöstöstä oli 85 %. Määräaikaisten henkilöiden osuus oli 15 %. Määräaikaisten osuus nousi hieman edellisvuoteen nähden. Lapin maistraatissa vakinaisten osuus henkilöstöstä oli 100 % ja Lounais-Suomen maistraatissa 70 %. (Taulukko 1.11.16.)

Kokoaikaiset / osa-aikaiset

Kokoaikaisessa virkasuhteessa työskenteli 91,6 % henkilöstöstä. Osa-aikaisten osuus oli 8,4 % eli 56 henkilöä. Osa-aikaisten osuus laski edellisestä vuodesta 15,2 %. (Taulukko 1.11.17.)

Taulukko 1.11.16. Virkasuhteiden laatu

Taulukko 1.11.17. Maistraattien kokoaikainen ja osa-aikainen henkilöstö

Koulutus ja kehittäminen

Maistraattien koulutustasoindeksiä 5,2 voidaan pitää hyvänä. Miesten koulutustasoindeksi laski hieman (6,0) kun taas naisten (5,1) indeksi nousi hieman edellisvuoteen verrattuna. Koulutukseen ja kehittämiseen sekä koulutuspanostukseen liittyvät luotettavat luvut päivittyvät Tahti-järjestelmään vasta tilinpäätöksen valmistuttua.

Maistraattien henkilöstö osallistui keskimäärin 1,0 koulutuspäivään, mikä oli hieman vähemmin kuin edellisenä vuonna, jolloin koulutuspäiviä oli 1,3. Koulutukseen käytettiin vuonna 2016 keskimäärin 172,9 euroa/htv.  Summa ei sisällä koulutukseen käytetyn työajan palkkoja. Koulutusten kustannukset pienenivät edellisvuoteen nähden. Maistraateille järjestettiin vuoden aikana useita yhteisiä valtakunnallisia koulutustilaisuuksia muun muassa asiakaslähtöisen toiminnan kehittämisestä ja terveyden edistämisestä. Henkilöstö on osallistunut sekä valtakunnallisiin että maistraattikohtaisiin koulutuksiin ja kehittänyt osaamistaan myös omaehtoisesti.

Terveyden edistäminen ja sairauspoissaolot

Maistraateissa vahvistettiin fyysistä ja henkistä työkykyä panostamalla terveelliseen ja turvalliseen työympäristöön terveystarkastusten, työpaikkaselvitysten sekä yhteistyössä Senaatin kanssa toteutetun tietotyön suorituskykymittauksen avulla. Terveyden edistämisen tietoiskun avulla koko henkilöstö perehtyi tietoiseen läsnäoloon liittyviin taitoihin.

Vuoden aikana päivitettiin Työterveyshuollon sisältöohje ja vuoden 2017 työterveyshuollon toimintasuunnitelmaan nostettiin keskeisiksi tavoitteiksi työkykyneuvottelujen lisäämisen ja sairauspoissaolojen vähentämisen aktiivisen tuen mallin ja sairauspoissaoloseurannan avulla, terveystarkastusten toteuttamisen ja ennaltaehkäisevän toiminnan lisäämisen ja yhteistyön tiivistämisen. Vuoden aikana toteutettiin koulutustilaisuus esimiesten ja työterveyshuollon välisestä ennaltaehkäisevästä yhteistyöstä työkykyyn liittyvissä tilanteissa.

Työterveyshuollon valtakunnalliseen toimintaan liittyvä ohjausryhmä laati valtakunnallisen toimintasuunnitelman vuodelle 2017, osallistui työterveyshuollon toimintasuunnitelman päivittämiseen ja seurasi maistraattien sairauspoissaoloja, toiminnan kehittymistä ja asiakastyytyväisyyttä.

Sairauspoissaolot

Sairauspoissaolojen määrä nousi hieman edellisvuodesta ollen 10,3 pv/htv. Sairauspoissaolojen osalta talousarviossa asetettua tavoitetta 9 pv/htv ei näin ollen ihan saavutettu.  Maistraattien sairauspoissaolot vaihtelivat suuresti ollen suurimmillaan 15,2 pv/htv ja pienimmillään 7,1 pv/htv. Sairauspoissaolot kuitenkin laskivat kolmessa maistraatissa. 

Maistraateissa eniten sairauspoissaoloja aiheutui muut luokkaan kuuluvista sairauksista ja infektioista. Sairauspoissaloja nostivat lisäksi muutamat pitkäaikaissairaudet. Vuoden aikana tapaturmien määrä oli noussut jonkin verran edellisvuoteen verrattuna.

Edellisvuonna eniten poissaoloja aiheuttaneet tuki- ja liikuntaelinsairaudet olivat vähentyneet 29,5 prosenttia ja mielenterveyteen liittyvät sairauspoissaolot 8,5 prosenttia. Maistraatit pyrkivät yhteistyössä työterveyshuoltojen kanssa ennaltaehkäisemään vaivojen syntymistä parhain mahdollisin keinoin.

Työkykyneuvotteluja järjestettiin maistraateissa tarpeen mukaan ja niiden toteutumista sekä jatkotoimenpiteitä seurattiin paikallisen tason lisäksi valtakunnallisen koordinoivan työterveyslääkärin toimesta.

Taulukko 1.11.18. Maistraattien sairauspoissaolot 2014–2016

Työterveyshuollon kustannukset

Työterveyshuollon keskimääräiset kustannukset vuonna 2016 olivat 635,2 €/htv. Vuonna 2015 kustannukset olivat 638,5 €/htv. Työterveyshuollon kustannukset ovat pysyneet lähes ennallaan viime vuoteen verrattuna.

Taulukko 1.11.18. Maistraattien sairauspoissaolot 2014-2016

Työtyytyväisyys ja työyhteisön kehittämistoimenpiteet

Henkilöstö on osaavaa ja voi hyvin

Vuoden aikana maistraateissa toteutettiin useita sekä valtakunnallisia että maistraattikohtaisia työyhteisöjen kehittämiseen liittyviä toimenpiteitä.

Maistraateissa kehitettiin osallistavia työtapoja ja kokeilukulttuuria. Henkilöstöä osallistui mm. asiakaslähtöisen toiminnan kehittämiseen, prosessien kehittämiseen, osaamisen kehittämisen toimintamallin valmisteluun, CAF itsearviointeihin ja riskinhallintaohjelmien valmisteluun.

Osaamisen kehittämisen toimintamalli valmistui vuoden lopulla. Toimintamalliin liittyen valmisteltiin maistraateille osaamisen kehittämisen käsikirja, sähköisenä Kiekussa toteutettavat tavoite- ja kehityskeskustelulomakkeet, osaamiskartoitukseen liittyvä kehittymissuunnitelma ja osaamiskartoitus. Osaamiskartoitusta varten laadittiin lisäksi maistraattien omat osaamiskuvaukset. Tavoite- ja kehityskeskustelukauden tueksi laadittiin lisäksi opastusvideoita.

Valtakunnallinen mentorointiin liittyvä pilottihanke päättyi vuoden lopussa. Mentorointipilotti onnistui erittäin hyvin ja sen avulla saatiin jatkoa varten hyvää kokemusta erilaisista mentorointimalleista, opittiin uutta ja syvennettiin osaamista.  Hankkeeseen osallistuu 15 mentoria ja aktoria seitsemästä eri maistraatista.

Vaikuttavuusinvestoimiseen liittyvää Sitran työhyvinvointihanketta jatkettiin Lounais-Suomen maistraatissa. Uudenmaan ja Länsi-Suomen maistraateissa toteutettiin Kaiku-hankkeet, joissa etsittiin ja kehitettiin uusia toimintatapoja ja vuorovaikutustaitoja.

Vuoden aikana toteutettiin työtyytyväisyyskyselyn lisäksi tietotyön suorituskykymittaus sekä tasa- arvo- ja yhdenvertaisuuskysely. Maistraatit pohtivat ja käynnistivät tulosten pohjalta kehittämistoimenpiteet.

Syksyllä alkoi maistraateissa valtakunnallisena Kaiku-hankkeena Asiakaslähtöisen ja digitaalisen palvelukulttuurin muutoshanke. Hanke on osa maistraattien strategian 2016–2019 mukaista asiakaslähtöisen toiminnan kehittämishanketta (GALAKSI), jonka tavoitteena on tarjota maistraattien asiakkaille asiakasta arvostava ja positiivinen asiakaskokemus kehittämällä maistraattien toimintaa asiakaslähtöisesti ja moniulotteisesti. Osana hanketta toteutettiin Esimiehenä asiakaspalvelukulttuurin muutoksen johtamisessa esimiesvalmennus. Tavoitteena oli saada kullakin vastuualueella henkilöstö sisäistämään, miten asiakaslähtöinen toiminta organisoidaan ja miten kukin voi osallistua oman työnsä kehittämiseen työyhteisönsä aktiivisena jäsenenä. Myös esimiehen roolia palvelutuotannon johtajana sekä oman vastuualueensa hallinnollisena esimiehenä selkeytettiin. Tarkoituksena oli keskittyä työhyvinvointia edistävään palvelutuotannon johtamiseen sekä mahdollistavaan esimiestyöhön.

Maistraattien työtyytyväisyys vuonna 2016

Maistraattien työtyytyväisyysindeksi 3,3 pysyi samana edellisvuoteen verrattuna. Näin ollen talousarviossa asetettu tavoite saavutettiin. Vastausprosentti oli erinomainen 75 %. (Taulukko 1.11.19., maistraattien työtyytyväisyyskokonaisindeksit 2014-2016)

Nousua viime vuodesta on tapahtunut erityisesti työantajakuvan ja arvojen kohdalla sekä osaaminen, oppiminen ja uudistuvuus osiossa, työn sisällössä ja vaikuttamismahdollisuuksissa sekä työoloissa. Eniten laskeneet kokonaisuudet ovat palkkaus, johtaminen ja työyhteisön toimintakulttuuri.

Korkeimmat arvosanat saavuttaneiden väittämien perusteella voidaan todeta, että maistraattilaiset tietävät erittäin hyvin työnsä tavoitteet ja ovat niihin sitoutuneita, pystyvät hyödyntämään työssään työn joustoja, kohtelu on lähiesimiesten ja työkavereiden osalta oikeudenmukaista, arvot ovat hyvin tunnettuja, työ on mielenkiintoista ja haastavaa ja lisäksi työyhteisön toimintaan voidaan vaikuttaa. Lisäksi näyttää siltä, että työn suhde tekijän voimavaroihin nähden on kunnossa.

Tyytymättömimpiä oltiin kuten aiempinakin vuosina palkkaukseen, viestintään ja osaamisen kehittämiseen. Lisäksi tänä vuonna tyytymättömyyttä aiheuttaneiden tekijöiden listalle nousivat töiden organisoimiseen liittyvät ongelmat, mahdollisuudet kokeilla ja tehdä asioita uudella tavalla ja johdon toiminta esimerkkinä. Todettiin, että mm. osaamisen kehittämisen toimintamallin käyttöönotto vuonna 2017 on keino vastata osaamisen kehittämisen osiossa olevien asioiden kehittämiseen. Viestintään tullaan kiinnittämään myös huomiota kaikilla tasoilla.

Indeksittäin tarkasteltuna parhaimmat tulokset olivat pääsääntöisesti kaikissa maistraateissa työyhteisöön liittyvissä kysymyksissä.

Taulukko 1.11.20. Maistraattien työtyytyväisyysindeksit 2016

Kuvio 1.11.4. Maistraattien työtyytyväisyyskyselyn tulokset osa-alueittain 2012–2016

Maistraatit valitsivat työtyytyväisyyskyselyn tulosten pohjalta tulevan vuoden kehittämiskohteensa, joiden toteutumista tarkastellaan tulosneuvotteluiden lisäksi vuoden kuluessa maistraattien omissa tilaisuuksissa.

 

Taulukko 1.11.19. Maistraattien työtyytyväisyyskokonaisindeksit 2014-2016

Taulukko 1.11.20. Maistraattien työtyytyväisyysindeksit 2016

Kuvio 1.11.4. Maistraattien työtyytyväisyyskyselyn tulokset osa-alueittain 2012–2016

Työvoimakustannukset

Maistraattien työvoimakustannukset nousivat edellisvuoteen verrattuna. Vuonna 2016 työvoimakustannukset olivat yhteensä 35 158 104 euroa. Vuonna 2015 työvoimakustannukset olivat 33 221 689 euroa. Henkilötyövuoden hinta 48 591 euroa laski hieman edellisvuoteen nähden. Korkein henkilötyövuoden hinta oli Pohjois-Suomen maistraatissa ja alhaisin hinta Lapin maistraatissa. (Taulukko 1.11.21.)

Tehdyn kokonaisvuosityöajan osuus säännöllisestä vuosityöajasta oli vuonna 2016 79,4 %.

Lähde: Tahti-järjestelmä.  Huom. Työterveyshuoltoon, koulutukseen ja kehittämiseen sekä koulutuspanostukseen liittyvät luotettavat luvut päivittyvät Tahti-järjestelmään vasta tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen.

Taulukko 1.11.21. Maistraattien työvoimakustannukset vuosina 2014-2016