Johdon katsaus

Toiminnan vaikuttavuus ja toiminnallinen tehokkuus

Maistraatit saavuttivat yhteiskunnalliselle vaikuttavuudelle ja toiminnalliselle tehokkuudelle asetetut tavoitteet hyvin. Valtion talousarviossa asetetussa nettomäärärahakehyksessä pysyttiin. Toimintavuoden bruttomenot toteutuivat 98,9 prosenttisesti, bruttotulot 99,5 prosenttisesti ja nettomenot 98,6 prosenttisesti. Maksullisen toiminnan kustannusvastaavuus maistraateissa oli vuonna 2016 keskimäärin 82 prosenttia. Nousua on 6 prosenttia vuoteen 2015 verrattuna.

Kertomusvuonna käynnistettiin maistraattien vuosille 2016 – 2019 laaditun strategian toimeenpano. Maistraattien palveluja ja toimintaa kehitettiin lisäämällä vuorovaikutusta ja hyödyntämällä enemmän digitalisaatiota. Kehittämistä tehtiin osana laajempaa maistraattien asiakaslähtöinen toiminnan kehittäminen- hanketta (Galaksi-hanke), jossa asiakkaat otetaan mukaan palveluiden suunnitteluun.  Galaksi- hankkeen ydintavoitteena on tarjota maistraattien asiakkaille asiakasta arvostava ja positiivinen asiakaskokemus kehittämällä maistraattien toimintaa asiakaslähtöisesti ja moniulotteisesti. Hanke kokoaa maistraattien asiakaslähtöisen toiminnan kehittämisen hankkeet, projektit ja toimenpiteet yhden kokonaisuuden alle.

Keväällä 2016 maistraateissa uudistettiin organisaatiota ja samalla selkeytettiin prosessien kehittämisen toimintamallia. Tavoitteena ovat yhdenmukaiset palveluprosessit painottaen asiakasnäkökulmaa prosessien kehittämistyössä. Maistraattien kokonaisarkkitehtuurityön versio 1.0 julkaistiin avoindata.fi – portaalissa.

Maistraatit osallistuivat vuonna 2016 aktiivisesti palvelujen ja toimintojen digitalisointia edistäviin kehittämishankkeisiin, kuten maistraattien uuden sähköisen asianhallinta- ja asiointijärjestelmän (MERLIN) kehittämiseen. Lisäksi maistraatit valmistautuivat maistraattien sähköisen verkkopalvelun (verkkomaistraatti) ja valtakunnallisen puhelinpalvelun ja chat - palvelun käyttöönottoon holhoustoimen edunvalvontapalveluissa 2.1.2017 lukien. Maistraattien palvelujen digitalisointia jatketaan vuoden 2017 aikana.

Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö teki yhdessä maistraattien kanssa selvityksen holhoustoimilain ja edunvalvontavaltuutuksesta annetun lain säännösten sujuvoittamistarpeista. Selvityksessä ehdotettujen muutosten tavoitteena on edunvalvontaan tai edunvalvontavaltuutukseen liittyvien menettelyjen yksinkertaistuminen.

Laadunhallinta

Maistraateissa toteutettiin asiakastyytyväisyyskysely kevään aikana. Asiakkaat olivat tyytyväisiä maistraattien toimintaan asiakaslähtöisyydellä, oikeudenmukaisuudella, asiantuntijuudella ja uudistuvuudella mitattuna. Vuodelle 2016 asetetut asiakastyytyväisyyden tulostavoitteet saavutettiin.  

Asiakkaiden osallistaminen maistraattien palvelujen kehittämiseen käynnistettiin joulukuussa holhoustoimen edunvalvontapalveluissa.

Maistraateissa toteutettiin CAF- itsearviointikysely ja päätettiin kehittämiskohteista. CAF – itsearviointi on osa maistraattien kokonaisvaltaista laadunarviointia ja kehittämistä. Itsearvioinnin tavoitteena oli tunnistaa maistraatin nykyiset toimintatavat, niiden vahvuudet ja parantamisalueet, joita seuraa kehittäminen. Maistraattien CAF - laadunarvioinnille vuodelle 2016 asetetut tavoitteet saavutettiin selkeästi.

Maistraatit paransivat toiminnan laatua vakiinnuttamalla riskienhallinnan osaksi maistraattien toimintaan. Vuoden 2016 aikana maistraateissa laadittiin riskienhallintaohjelma, jota päivitetään vuosittain. Lisäksi maistraateille järjestettiin riskienhallintakoulutusta. Sisäisen valvonnan riskienhallintaosiolle vuodelle 2016 asetettu tavoite saavutettiin.

Kertomusvuonna toteutettiin johdon tietojärjestelmän määrittelytyö ja valittiin toimittaja. Johdon tietojärjestelmän kehittämistyö jatkuu vuoden 2017 aikana.

Maistraatit ottavat käyttöön johdon tietojärjestelmän toiminnan ja talouden suunnittelun sekä seurannan tueksi viimeistään helmikuussa 2018. Erillisenä projektina kehitettiin resurssien kohdentamismalli, jota käytetään apuna toiminnan ja talouden suunnittelussa.

Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen

Valtion talousarviossa asetetussa henkilötyövuosikehyksessä (624 htv) pysyttiin. Henkilötyövuosimäärä laski 10,3 prosenttia edellisvuodesta.  Vähennyksen aiheutti kauppa- ja yhdistysrekisterin paikallisviranomaistehtävien siirtyminen maistraateilta PRH:lle 1.9.2015 ja talousarviossa asetetut muut tuottavuus- ja lisäsäästötavoitteet.

Sairauspoissaolojen määrä nousi hieman edellisvuodesta ollen 10,3 pv/htv. Sairauspoissaolojen osalta talousarviossa asetettua tavoitetta 9 pv/htv ei näin ollen ihan saavutettu. Maistraattien sairauspoissaolot vaihtelivat suuresti ollen suurimmillaan 15,2 pv/htv ja pienimmillään 7,1 pv/htv. 

Maistraattien työtyytyväisyysindeksi 3,3 pysyi samana edellisvuoteen verrattuna. Talousarviossa asetettu tavoite saavutettiin. Vastausprosentti oli erinomainen 75 %.

Maistraattien osaamisen kehittämisen toimintamalli vahvistettiin. Maistraattien omat osaamisalueet tunnistettiin  ja niiden pohjalta laadittiin Kiekussa sähköisesti toteutettava osaamisten arviointi osaamiskartoitusten avulla ja siihen liittyvät kehittymissuunnitelmat ensimmäisten virastojen joukossa. Lisäksi valmisteltiin Kiekussa toteutettava tavoite- ja kehityskeskustelu. Vuoden aikana toteutettiin työtyytyväisyyskyselyn lisäksi tietotyön suorituskykymittaus sekä tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuskysely.

Toimintaympäristö ja sen muutokset

Helsingin, Itä-Uudenmaan ja Länsi-Uudenmaan maistraatit yhdistyivät Uudenmaan maistraatiksi 1.1.2016 lukien.

Kertomusvuonna lakkautettiin Pohjois-Suomen maistraatin Pudasjärven yksikkö 1.10.2016 sekä Uudenmaan maistraatin Lohjan ja Vantaan yksiköt 1.6.2016. Lakkautettujen yksiköiden palvelut korvattiin muun muassa yhteis- ja etäpalvelulla.

Valtiovarainministeriö käynnisti selvityksen maistraattien uudelleenorganisoinnista. Selvitys on osa valtion aluehallinnon rakenneuudistusta. Tarkastelun taustalla on Juha Sipilän hallituksen 5.4.2016 tekemä valtion hallintotehtäviä koskeva linjaus. Valtion hallintotehtävissä on periaatteena valtakunnallinen toimivalta silloinkin, kun tehtävät edellyttävät alueellista tai paikallista läsnäoloa. Toisena periaatteena valtion hallintotehtävissä on valtakunnallisesti yhtenäisen toimintatavan ja ratkaisukäytännön soveltaminen.

Tulevien vuosien keskeinen maistraattien kehittämishaaste on toiminnan digitalisointi, jolla pyritään vastaamaan asiakkaiden muuttuneisiin tarpeisiin ja joka tulee vaikuttamaan maistraattien koko toiminnan ja palvelutuotannon organisointiin. Digitalisaatio tulee lisäämän työn tuottavuutta ja vapauttamaan resursseja vaativaan asiantuntijatyöhön sekä asiakkaiden henkilökohtaiseen kohtaamiseen.