Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma

Maistraattien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämistä johtavat ja sen asianmukaisuudesta ja riittävyydestä vastaavat maistraattien päälliköt. Maistraattien valtakunnallisesta ohjauksesta, kehittämisestä ja valvonnasta, mukaan lukien sisäinen tarkastus, vastaa Itä-Suomen aluehallintovirastoon sijoitettu maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö.

Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö on arvioinut maistraattien toimintaan ja menettelyihin liittyvää sisäistä valvontaa ja riskien hallintaa käyttäen soveltuvin osin Valtiovarain controller -toiminnon suosituksen mukaista, COSO ERM -viitekehykseen perustuvaa suppeaa sisäisen valvonnan arviointikehikkoa. Lisäksi on toteutettu ulkoisia maistraattien kassantarkastuksia ja maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikön toteuttama holhoustoimen sisäinen tarkastus.

Arvioinnin perusteella sisäinen valvonta ja riskienhallinta täyttävät talousarviosta annetun asetuksen 69 §:ssä asetetut vaatimukset. Maistraattien sisäinen valvonta on keskeisiltä osiltaan kunnossa ja hyvin hoidettua. Maistraatit ovat tunnistaneet sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan merkityksen toiminnan laadun, lainmukaisuuden ja toimivuuden kannalta.

Kassantarkastusten perusteella maistraatteja pyydettiin kiinnittämään huomiota ulkoisten kassantarkastajien henkilöllisyyden todentamiseen ja käteisvarojen säilyttämiseen erillisessä kassalippaassa lukitussa kassakaapissa. Neljässä maistraatin yksikössä suoritettiin uudelleentarkastus vuoden 2015 kassantarkastusten havaintojen perusteella.

Vuoden 2017 sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiskohteena on edelleen johdon tietojärjestelmän kehittäminen.

Maistraattien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilaa koskevan kyselyn numeeriset arviointitulokset pääkohdittain ilmenevät alla olevasta kaaviosta. Lisäksi esitetään maistraattien antamiin numeerisiin ja sanallisiin vastauksiin perustuva sanallinen analyysi arviointikohdittain. Suluissa on vuosien 2015 ja 2014 numeerinen keskiarvo.

Kuvio 1.11.7. Yhteenveto maistraattien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilasta

Toimintakulttuuri

Yleisarvio maistraattien toimintakulttuurista on melko hyvä. Toimintakulttuuri koetaan avoimeksi ja keskustelevaksi. Johto on sitoutunut toimintaan ja esimiehet ja henkilöstö ovat motivoituneita kehittämään osaamistaan ja toimintatapoja. Taloudelliset resurssit (budjettirahoitus, tulorahoitus ja muu rahoitus) ja henkilöstöresurssit arvioidaan kohtuullisen riittäviksi.

Yleisarvio maistraattien toimintakulttuurista 4,2 (4,1;4,0)

Toiminnan suunnittelu ja tavoitteiden asettaminen

Maistraatin toiminnan suunnittelu on järjestelmällistä ja maistraateille on asetettu selkeät yhteiset strategiset tavoitteet ja ne on viestitetty henkilöstölle. Maistraattien strategiseen tulossopimukseen perustuvassa toimeenpanosuunnitelmassa konkretisoidaan asetetut strategiset tavoitteet ja toimenpiteet. Valtiovarainministeriön ja maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikön ohjaus koetaan toimivaksi maistraateissa.

Yleisarvio toiminnan suunnittelusta ja tavoitteiden asettamisesta 4,5 (4,3;4,3)

Riskienhallinta

Riskienhallinta on kehittynyt merkittävästi ja sen merkitys on tunnistettu. Vuoden 2016 aikana maistraateissa laadittiin riskienhallintaohjelma, jota päivitetään vuosittain. Lisäksi maistraateille järjestettiin riskienhallintakoulutusta. Riskienhallinnan menettelyiden kytkeminen osaksi suunnittelu- ja ohjausprosesseja sekä jokapäiväistä toimintaa vaatii vielä maistraateilta panostamista.

Sisäisen valvonnan riskienhallintaosiolle vuodelle 2016 asetettu tavoite selkeästi saavutettiin keskiarvon ollen 4,3 (tavoite 3,9).

Yleisarvio riskienhallinnasta 4,3 (3,7;3,6)

Kontrollit

Kontrollien arvioidaan toimivan melko hyvin yleisesti. Valvontatoimenpiteitä toteutetaan mm järjestelmien ja maistraatin ulkopuolisten toimijoiden sekä seurannan avulla. Myös taloushallinnon vaaralliset työyhdistelmät on tunnistettu ja keskeiset toimintaprosessit on kuvattu. Toimintaprosessien toimivuutta ja prosesseihin sisältyvien olennaisten kontrollien tarpeellisuutta arvioidaan kohtuullisesti. Tarkempaa suoritekohtaista kustannuslaskentaa tulee edelleen kehittää.

Yleisarvio kontrolleista 4,3 (4,3;4,4)

Tiedonkulku

Yleisarvio tiedonkulusta on kohtuullinen. Olennaisilta osin johdon tarvitsema tieto, esimerkiksi tiedot toiminnan laadusta ja työajan kohdentumisesta eri suoritteille, on saatavilla.

Tiedonkulun järjestelmällisyyttä ja oikea-aikaisuutta tulee edelleen kehittää. Tämä muun muassa kattaa asianmukaiset laskentajärjestelmät, seurannan järjestelmät ja johdon tietojärjestelmän. Sisäinen tiedonkulku toimii vakiintuneiden käytänteiden mukaisesti melko hyvin. Sen sijaan maistraattien tavat järjestelmällisesti raportoida ja tiedottaa toiminnastaan suurelle yleisölle ja erityisille kohderyhmille eivät ole kaikilta osin riittävät.

Yleisarvio tiedonkulusta 3,9 (3,7;3,8)

Seuranta

Seuranta on osa jokapäiväistä johtamistoimintaa ja se on kehittynyt merkittävästi. Riskienhallinnan merkittävä kehittyminen on parantanut poikkeamien seurantaa ja sisäistä arviointia.

Yleisarvio seurannasta 4,1 (3,4;3,9)

Kuvio 1.11.7. Yhteenveto maistraattien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilasta