Toiminnan vaikuttavuus

Valtiovarainministeriön maistraateille asettamat yhteiskunnalliset vaikuttavuustavoitteet toimenpiteineen ja niiden toteumatiedot kertomusvuodelta ovat seuraavat:

Maistraatti on luotettava toimija reaaliaikaisen tiedon välittäjänä osana julkisen sektorin asiakaspalvelukokonaisuutta.

Sähköistä tietopalvelua lisätään maistraateissa ja sähköistä tietopalvelua annetaan keskitetysti valtakunnallisena palveluna.

Maistraattien Avoindata julkaistiin elokuussa 2016. Avoin tieto käsittää lukumäärätietoja seuraavista maistraattien ylläpitämistä lakisääteisistä rekistereistä: holhousasioiden rekisteri, lahjoitusasioiden rekisteri, avioehtoasioiden rekisteri ja vihkimisoikeusrekisteri.

Maistraattien verkkopalveluja laajennettiin holhoustoimen edunvalvontapalveluihin 2.1.2017 lukien. Asiakkailla on mahdollisuus sähköisesti ilmoittaa edunvalvonnan tarpeessa olevasta henkilöstä ja yksityiset edunvalvojat voivat hakea lupia yleisimpiin päämiehen kannalta merkittäviin oikeustoimiin. Maistraatit osallistuivat aktiivisesti uusien verkkopalveluiden ja valtakunnallisen puhelinpalvelun ja chat - palvelun käyttöönoton valmisteluun vuoden 2016 aikana.  

Sähköinen tiedonsiirto aloitettiin Kansaneläkelaitoksen kanssa holhoustoimen tietopalvelussa. Tiedonsiirto kattaa maistraattien ylläpitämän holhousasioiden rekisterin (Holle). Vuoden 2017 aikana tiedonsiirto laajentuu Verohallinnolle ja Kevalle holhoustoimen tietopalvelussa.

Hämeen maistraatti ja Kaakkois-Suomen maistraatti toteuttivat yhteistyössä sukuselvityspalvelun kokeilun maistraattien digitoidusta vanhoista väestökirja-aineistoista. Sukuselvityskokeilusta saatiin onnistuneita kokemuksia. Sukuselvityspalvelun kokeilua laajennetaan vuoden 2017 aikana.

Maistraatit tekivät yhteistyötä kuntien kanssa rakennus- ja kiinteistötietojen rekisterinpitäjän vastuun vähittäiseksi siirtämiseksi kunnille. Kuntien rakennusvalvonnassa saatiin uudistetut ohjelmat laajemmin käyttöön, joka vähensi maistraateissa tehtävää tallennustyötä.

Yhdenmukaiset palveluprosessit koko maassa.

Prosessien kehittämisen toimintamallia selkeytettiin. Länsi-Suomen maistraatin erikoistumistehtävänä on vastata henkilö-, perhe- ja perintöoikeudellisten palveluiden, todistajapalveluiden, vihkimisten ja parisuhteen rekisteröintipalveluiden kehittämisestä. Holhoustoimen edunvalvontapalveluiden osalta kehittämistehtävästä vastaa maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö ja kuluttajaneuvonnan osalta Kilpailu- ja kuluttajavirasto. Prosessien kehittämisryhmien alaisuudessa työskentelee useita alatyöryhmiä, joihin osallistuu maistraateista juuri kyseistä tehtävää hoitavia henkilöitä. Prosessienkehittämistyöryhmät ovat antaneet maistraateille valtakunnallisia tulkintasuosituksia yhtenäisistä toimintatavoista ja tulkintakäytännöistä.

Ulkomaalaisten rekisteröintiprosessia yhdenmukaistetaan maistraateissa.

Ulkomaalaisten rekisteröintiprosessia sekä käytäntöjen ja menettelytapojen yhtenäistämistä jatkettiin prosessinkehittämisen avulla.

Maistraattien, Maahanmuuttoviraston, Työ- ja elinkeinoministeriön ja Väestörekisterikeskuksen yhteistyöryhmä ulkomaalaisten rekisteröinnin kehittämiseksi aloittivat työskentelynsä. Työryhmän tavoitteena on edistää ulkomaalaisten sujuvaa rekisteröintiä muun muassa yhteistyötä kehittämällä eri viranomaisten välillä.

Asiakkaat saavat laadukkaita ja oikein kohdentuvia palveluja riittävästi koko maassa.

Maistraatti huolehtii edunvalvonnan oikeasta kohdentumisesta ja laadun parantamisesta.

Käytäntöjen ja menettelytapojen yhtenäistämistä jatkettiin prosessinkehittämisen avulla. Erityisesti sähköisten palveluiden kehittämiseen panostettiin.

Laadun takaamiseksi holhoustoimessa toteutettiin alkuvuodesta sisäinen tarkastus. Tarkastuksen perusteella voitiin todeta, että maistraateissa on käytössä sisäistä valvontaa tukevia menettelytapoja.

Selvitys holhoustoimilain ja edunvalvontavaltuutuksesta annetun lain säännösten sujuvoittamistarpeista valmistui ja luovutettiin ministeriölle. Selvityksessä ehdotettujen muutosten tavoitteena on edunvalvontaan tai edunvalvontavaltuutukseen liittyvien menettelyjen yksinkertaistuminen.

Maistraatit pyrkivät edistämään erityisesti edunvalvontavaltuutuksen käyttöä. Vahvistettujen edunvalvontavaltuutusten määrä kasvoi kertomusvuonna 41 prosenttia. Vanhoja vajaavaltaisuuksia purettiin mahdollisuuksien mukaan ja vajaavaltaiseksi julistettujen kokonaismäärä laski 7,2 prosenttia edellisvuodesta.

Maistraatit kehittävät ja yhtenäistävät todistajapalveluprosessia siten, että asiakkaat saavat luotettavia palveluja koko maassa.

Todistajapalveluiden, vihkimisten ja parisuhteen rekisteröintipalveluiden osalta on jatkettu prosessien yhtenäistämistä ja kehittämistä. Todistajapalveluja tarjottiin maistraateissa ja ajanvarauksella yhteispalvelupisteissä.

Maistraatit varmistavat, että kuluttajaneuvonta toimii yhtenäisesti ja laadukkaasti koko maassa ja että resurssit on kohdennettu oikein.

Kuluttajaneuvontaa hoidettiin kaikissa maistraateissa. Neuvontatapauksia (eli neuvontoja ja ohjauksia) oli 65.490 kappaletta (vrt. 2015, 68. 205 kappaletta). Vuoden 2016 tavoitteesta, 80.000 tapausta, saavutettiin 81,9 prosenttia. Sovittelutapauksia oli 8. 310 kappaletta (vrt. 2015, 8.136 kappaletta). Vuoden 2016 tavoitteesta, 8.000 tapausta, saavutettiin 103,9 prosenttia.

Uudenmaan ja Sisä-Suomen maistraatit hoitivat erikoistumistehtävänä Euroopan kuluttajakeskuksen kautta tulevia kuluttajaneuvontatapauksia. Lähes kaikkiin kirjallisina saapuneisiin valituksiin vastattiin 5 työpäivän tavoitteen mukaisesti. Myös saapuneista valituksista otettiin soviteltavaksi keskimäärin noin 20 prosenttia. Päätettyjä sovittelutapauksia oli yhteensä 284 kappaletta, joista 228 kappaletta (n. 80 %) on päätetty 90 päivässä kunkin sovitteluun lähtemisestä. Tulossopimuksessa asetetut tavoitteet pääosin saavutettiin.

Maistraatit toimivat tehokkaasti ja taloudellisesti.

Maistraatit parantavat toiminnan tuottavuutta, vaikuttavuutta ja tuloksellisuutta kehittämällä tietojohtamista, ohjausjärjestelmää ja toimintakulttuuria.

Maistraatit ovat siirtymässä asiakaslähtöiseen toimintakulttuuriin tunnistamalla asiakkaiden tarpeita, kehittämällä asiakaspalveluosaamista ja hyödyntämällä kokeilukulttuuria.

Kertomusvuonna toteutettiin johdon tietojärjestelmän määrittelytyö ja sovellus- ohjelmistokehityksen kevennetty kilpailutus. Johdon tietojärjestelmän kehittämistyö jatkuu vuoden 2017 aikana. Maistraatit ottavat tietojärjestelmän käyttöön toiminnan ja talouden suunnittelun ja seurannan tueksi viimeistään helmikuussa 2018.

Erillisenä projektina kehitettiin resurssien kohdentamismalli. Mallia pilotoitiin kahdessa maistraatissa. Kehittämisprojektin tuotoksia mahdollisuuksien mukaan hyödynnetään myös kustannuslaskenta- ja hinnoittelumallin rakentamisessa.

Maistraattien talous- ja henkilöstöhallintoa keskitettiin edelleen ja osa tehtävistä siirrettiin Palkeille. Maistraattien halukkuutta keskittää sisäisen hallinnon tehtäviä kartoitettiin erillisellä kyselyllä. Kyselyn tuloksia hyödynnetään sisäisen hallinnon toiminnan kehittämisessä vuoden 2017 aikana.

Muuttoilmoitusten käsittelyä keskitettiin edelleen Lapin maistraattiin.

Muutamat maistraatit käynnistivät toimitilahankkeita yhteistyössä Senaatti – kiinteistöjen edustajien kanssa. Hankkeissa siirrytään asteittain monitilaympäristöihin. Suunnittelussa hyödynnetään aluehallintoviraston valtakunnallista toimitila- ja työympäristökonseptia ja maistraattien toimitilaryhmän tekemiä tarkennuksia aluehallintoviraston konseptiin.

Maistraattien palveluverkkoa sopeutetaan turvaten palvelujen saatavuus yhteisten asiakaspalvelupisteiden kautta.

Kertomusvuonna lakkautettiin Pohjois-Suomen maistraatin Pudasjärven yksikkö 1.10.2016 sekä Uudenmaan maistraatin Lohjan ja Vantaan yksiköt 1.6.2016. Lakkautettujen yksiköiden palvelut korvattiin muun muassa yhteis- ja etäpalvelulla.

Maistraatit ovat lisänneet osallistumistaan yhteispalveluun solmimalla uusia yhteispalvelusopimuksia ja siirtäneet yksiköiden käyntiasiointipalvelun yhteispalvelupisteeseen. Lisäksi maistraatit tarjosivat yhteispalvelupisteessä maistraatin etäpalvelun piiriin kuuluvia palveluja.