Aluehallintovirastojen hallinto- ja kehittämispalvelut

Hallinto ja kehittämispalveluissa toiminta tehostui ja vastuualueiden kanssa siirryttiin kumppanuuden tielle

Vuosi 2019 oli aluehallintovirastojen yhteisten hallinto- ja kehittämispalvelujen (HAKE) viides toimintavuosi.

Työn luonne muuttui maaliskuun alussa merkittävästi, kun siihen asti vastuualuetta intensiivisesti työllistänyt Luova-viraston toimeenpanohanke kaatui osana sote- ja maakuntauudistusta. Hankkeen hallittu alasajo mahdollisti kuitenkin Luova-valmistelun tuotosten osittaisen hyödyntämisen virastojen nykyrakenteessa ja vastuualueen työpanoksen suuntaamisen sisäiseen kehittämiseen. Myös tiivistynyt virastoyhteistyö säilyi ja ilmeni esimerkiksi aluehallintovirastojen, ely-keskusten ja Valviran digi-yhteistyöryhmän käynnistymisenä.

Toiminnan vaikuttavuus lisääntyi

Vanhustenhuollon ja varhaiskasvatuksen puutteet nousivat alkuvuonna poikkeuksellisen laajan mediahuomion kohteeksi. Median yhteydenotot ja tietopyyntöjen määrät kasvoivat merkittävästi aiempaan verrattuna. Tämä lisäsi myös ulkoisen viestinnän ja sen koordinoinnin tarvetta. Tietopalvelu ja kirjaamo kuormittuivat vireille tulleiden asioiden voimakkaan kasvun myötä. Hallinnon ja substanssivastuualueen tiiviillä yhteistyöllä haastava tilanne saatiin hallittua. Julkinen keskustelu pysyi aluehallintovirastoille myönteisenä pitkälti aktiivisen mediapalvelumme ansiosta.

Kohun seurauksena hallinnon ja substanssivastuualueiden keskinäistä työnjakoa tarkistettiin ja luotiin yhteistyökäytännöt, jotka parantavat reagointivalmiuttamme seuraavan kohun alkaessa.

Vuoden 2019 teemana oli asiakaspalvelun laadun parantaminen. Vastuualueen koko henkilöstö osallistui asiakaspalvelun valmennusprosessiin, jonka tuloksena syntyi jokaisen yksikön oma ja vastuualueen yhteinen palvelulupaus. Palvelulupaus ohjaa nyt vastuualueen työtä.

Syksyllä käynnistyi HAKEn muutosstrategiatyö. Se tuotti aluehallintovirastojen yhteisen kehittämisen mallin, joka ilmentää kumppanuusajattelua. HAKEn ja muiden vastuualueiden välistä kumppanuusajattelua vahvistettiin myös käynnistämällä vuosittaiset palvelukeskustelut virastojen ja vastuualueiden kanssa. Tämä antaa mahdollisuuden sopia yhteistyöstä tulossopimustavoitteiden toteuttamiseksi ja käydä yhteisesti läpi palautteen sekä HAKEn palvelukuvauksen päivitystarpeet. Lisäksi hallinnon asioiden käsittelyä virtaviivaistettiin uudistamalla hallinnon johtamismalli.

ATOMI-hanke toi asiakkaan virastojen toiminnan ytimeen

Aluehallintovirastojen viisivuotinen asiakaslähtöisen toiminnan kehittämishanke ATOMI päättyi vuoden 2019 lopussa. Hanke saavutti tavoitteensa ja hankkeen yhteydessä käynnistyneet projektit edistyivät isoin askelin. Esimerkiksi valtionavustusten digitalisoinnissa valmisteltiin yhtenäisen sähköisen käsittelyn lisäksi maksatusprosessin automatisointi Handi-integraation avulla ja kantelujen käsittelyn digitalisoinnissa laadittiin yhtenäinen valtakunnallinen toimintamalli ja jatkokehittämissuunnitelma. Sähköisen asioinnin kattavuuden lisäämiseksi kartoitettiin mm. kaikki vastuualueiden lomakkeet ja toteutettiin yhteistyössä KEHA-keskuksen kanssa sähköisten lomakkeiden konsepti, sen testaus ja viimeistely. Palvelumuotoilun menetelmät otettiin käyttöön kaikessa kehittämisessä. Hankkeen loppukoosteeseen ja projektien tuloskortteihin voi tutustua osoitteessa http://www.avi.fi/web/avi/atomi.

Aluehallintovirastot sopivat kehittämisyhteistyön jatkamisesta mm. asiakkuustoiminnon perustamiseksi. Tämän seurauksena vastuualueelle vakinaistettiin kaksi kehittämisvirkaa.

Tavoitteet toteutuivat hyvin

Vastuualue oli kiinteästi mukana mahdollistamassa maistraattien ja niiden ohjausyksikön siirtämistä osaksi uutta Digi- ja väestötietovirastoa 1.1.2020 alkaen. Tiivistä yhteistyötä tehtiin myös Senaatin kanssa valtion toimitilastrategian mukaisten monitilatyöympäristöhankkeiden toteuttamiseksi aluehallintovirastoissa. Hankkeita oli vuonna 2019 eri vaiheissa meneillään kymmenkunta.

Valtionhallinnon hankintojen digitalisointia edistettiin ottamalla Handi-järjestelmä käyttöön. Tämä lisäksi lisättiin Palkeiden palveluiden käyttöä palkansaaja- ja esimiespalveluissa.

Aluehallintovirastot ja asiantuntijoiden työ oli näkyvästi esillä SuomiAreena -tapahtumassa. Avin teemana oli lasten ja nuorten hyvinvointi ja HAKE vastasi tapahtumajärjestelyistä. Tapahtumassa kerätyt yleisövastaukset lasten ja nuorten hyvinvoinnin edistämiseksi toimitettiin opetus- ja kulttuuriministeriöön Valtion nuorisopoliittisen ohjelman tekijöille.

Verkkosivu-uudistus käynnistyi syksyllä tavoitteena kokonaan uuden sivuston julkaisu 1.9.2020. Arkistoaineistojen digitointipilotti toteutettiin suunnitellusti ja digitointia jatkettiin. Johdon raportointi laajeni kattamaan talous- ja henkilöstötiedot. Aluehallintovirastoissa otettiin käyttöön Osaava-järjestelmä, jonka tarkoituksena on tukea valmentavaa johtamisotetta esimiestyöskentelyssä.

Voimavarojen käyttö

Hallinto- ja kehittämispalvelujen nettomäärärahoja käytettiin 87 % budjetoidusta, mikä johtui pääosin kehittämis- ja toimitilahankkeille arvioitujen menojen alittumisesta, toteutumatta jäämisestä tai siirtymisestä ajallisesti eteenpäin. Määrärahaa siirtyi 3,375 milj. käytettäväksi vuodelle 2020.

Henkilötyövuosimäärä (HTV) vastuualueen perustoiminnassa pieneni edelleen verrattuna aiempiin vuosiin ja oli vuoden lopussa noin 106 (kehys 105 HTV). HTV-määrä hallinnon pysyvissä tehtävissä on pienentynyt vuoden 2015 lähtötasosta yli viidenneksellä. Hallinnon perustoiminnan osuus aluehallintovirastojen henkilöstöstä on nyt noin 9 %.

Vastuualue suuntautuu nyt uuteen strategia- ja tulossopimuskauteen 2020-2023, jonka aikana mm. vauhditetaan digitalisaatio- ja toimitilahankkeita ja edistetään henkilöstön liikkuvuutta, vahvistetaan osaamista (ml. johtamisosaaminen) ja uudistetaan työnantajakuvaa. Vuosi 2020 on viestinnän ja vuorovaikutuksen vuosi.

Kuva 1.2.1. Hankesalkun loppuraportti 2019